Wybór i ocena dostawców

Wywód dotyczący wyboru i oceny dostawców dla przedsiębiorstwa zasadnym jest

rozpocząć od scharakteryzowania warunków wyjściowych dla późniejszej analizy dostawców; taką sferą jest ogół zagadnień składających się na zaopatrzenie w danym przedsiębiorstwie.  Ujmując problematykę towarów handlowych, materiałów i półproduktów w obrębie przedsiębiorstwa i jego otoczenia w kontekście ich przepływu, pierwszym etapem tego przepływu jest logistyka zaopatrzenia, którą stanowi odpowiednio skonstruowany system logistyczny.

            Analizując logistykę zaopatrzenia od ogółu do szczegółu, jej funkcje można podsumować następująco:

1. Zajmuje się przemieszczaniem materiałów i towarów od dostawców  do przedsiębiorstw.
2. Umożliwia ciągłość produkcji poprzez zapewnienie: surowców, materiałów pomocniczych i półproduktów.
3. Zapewnia odpowiedni duży wolumin zapasów poprzez system składania odpowiednich zamówień, tj. w odpowiednim czasie i ilości.

Logistyka zaopatrzenia podlega wpływom czynników niezależnych od działań przedsiębiorstwa, w kontekście którego jest analizowana; z tego też powodu dane wejściowe dla systemu logistycznego w przedsiębiorstwie muszą uwzględniać zmienne związane z następującymi zjawiskami:

1. Uregulowania dotyczące samego przedmiotu dostawy – można w tym względzie wyróżnić konieczność dostosowania się do konkretnych środków transportu związanych przykładowo z danym towarem, cechy przedmiotu dostawy, które warunkują wygospodarowanie odpowiedniej przestrzeni magazynowej, kwestie oznakowania i specyfikę opakowania.
2. Tendencje rynkowe w aspekcie kształtowania się profilu dostawców: nastawienie na budowanie dłuższych lub krótszych sojuszy, ich skłonność do zrealizowania zamówień odbiegających od standardowych w wymiarze ilościowym bądź jakościowym, a także skłonność do współpracy w dziedzinie obustronnego doskonalenia.
3. Charakterystykę działań konkurencji, związanych z danym źródłem zaopatrzenia, co  koreluje z określeniem lokalizacji i potencjału głównych dostawców obsługujących konkurentów.
4.  Uregulowania prawne, ograniczające swobodę operowania danym towarem – konieczność koncesji, monitoring przepływu i zużycia.
5. Różnice w międzynarodowych wymogach co do środków transportu i wymaganej dokumentacji, a także kwestii przechowywania i składowania przedmiotu transportu.

Generalnie logistyka zaopatrzenia przyjmuje różne formy umiejscowienia przedsiębiorstwie, w zależności od jego rodzaju; w przypadku przedsiębiorstwa przemysłowego wchodzi w łańcuchy innych rodzajów logistyk – jako pierwszy ich człon; można wyróżnić łańcuch składający się na całość logistyki przedsiębiorstwa, kiedy logistyka zaopatrzenia uzupełniana jest logistyką: produkcji, dystrybucji, powtórnego zagospodarowania, części zamiennych. W połączeniu z logistyką produkcji stanowi logistykę materiałową, a w połączeniu z logistyką dystrybucji stanowi logistykę marketingową. W przypadku przedsiębiorstwa handlowego skorelowana jest z logistyką dystrybucji, a w przedsiębiorstwie usługowym stanowi samodzielny proces, gdyż przepływ towarów składa się z materiałów eksploatacyjnych.

W kontekście tematyki podejmowanej w niniejszej pracy, konieczne jest ustalenie dystynkcji pomiędzy pojęciami: „zaopatrzenie”, a „logistyka zaopatrzenia”; poprzez zaopatrzenie rozumiana jest czynność zagwarantowania przedsiębiorstwu niezbędnych towarów handlowych, materiałów (surowców i materiałów pomocniczych), półwyrobów, natomiast logistyka zaopatrzenia zajmuje się sprawną i racjonalną gospodarką materiałową, czyli przepływami towarów (i informacji) przy minimalizacji kosztów, optymalizacją kooperacji z dostawcami i planistyką możliwości zaopatrzenia w przedsiębiorstwie. Biorąc pod uwagę, iż akt wyboru i oceny dostawców nie może być przeprowadzany w oderwaniu od funkcjonowania całości przedsiębiorstwa: jego wszystkich działów, powiązanych za pomocą odpowiednich modułów systemów klasy ERP, pojęcie logistyki zaopatrzenia wraz z wszystkimi konotacjami niesionymi wraz z nim obrano jako wstęp w toku niniejszej pracy.

Nawiązując do otoczenia przedsiębiorstwa i wymienionej wyżej minimalizacji kosztów, istotne jest stosowanie co najmniej dwóch z trzech z następujących zasad:

1. Indywidualne zaopatrzenie w razie zapotrzebowania – obniżone koszty związane z magazynowaniem i zaangażowaniem kapitału, ryzyko przestojów i opóźnień w przypadku nieoczekiwanego zamówienia.
2. Zaopatrzenie z utrzymywaniem zapasów – możliwość wykorzystania własnych zapasów dla pokrycia potrzeb przedsiębiorstwa, ewentualność wskazana z przypadku importu surowców trudno dostępnych na rynku europejskim.
3. Dostawa zsynchronizowana z produkcją lub zużyciem – zapasy są utrzymywane jedynie jako niewielkie zapasy bezpieczeństwa, a dostawa jest w większości lub całości kierowana do miejsc produkcji.

Przechodząc do kwestii będących pod bezpośrednią kontrolą osób odpowiedzialnych za zaopatrzenie w przedsiębiorstwie, wyróżnić można działania w ramach procesu zaopatrzenia, czyli procesu, w stosunku do którego zagadnienia logistyki procesu zaopatrzenia mają charakter komplementarny – ponieważ dotyczą dynamicznych, ciągłych aspektów procesu zaopatrzenia, takich jak: przyjęcie i przeprowadzenie kontroli dostawy, przemieszczenie dostawy, składowanie dostarczonego towaru, utrzymywanie właściwych stanów zapasów, kierowanie działaniami magazynowymi, planowanie, sterowanie i kontrola przepływów materiałowych.

Do wspomnianych powyżej działań, tożsamych z zadaniami procesu zaopatrzenia, zalicza się: 

1. Określenie potrzeb, względnie ponowna ich ocena.
2. Zdefiniowanie wymagań odnośnie określonej potrzeby.
3. Decyzja kupować czy produkować – opcjonalnie.
4. Określenie typu zakupu.
5. Analiza rynku.
6. Rozpoznanie wszystkich dostawców.
7. Wstępna selekcja dostawców.
8. Ocena dostawców wyselekcjonowanych.
9. Wybór dostawcy.
10. Zawarcie umowy.
11. Realizacja umowy i przyjęcie dostawy.
12. Ocena wykonania dostawy.

Ujmując działania składające się finalnie na zagwarantowanie przedsiębiorstwu odpowiedniego dostawcy, zapewniającego materiały, towary handlowe i półfabrykaty, jako zadania w wymiarze całego przedsiębiorstwa, właściwe jest wyodrębnienie 5 grup zadań, co do których przyporządkowany jest szereg czynności – w większości pokrywający się w wyżej wymienionymi: zapewnienie optymalnej jakości produktów, minimalizacja kosztów całkowitych, wybór konkurencyjnych i rzetelnych dostawców,  utrzymywania odpowiedniego poziomu zapasów i płynny przepływ materiałów oraz - dodatkową jest kategoria - współpracy z innymi obszarami przedsiębiorstwami, po uwzględnieniu której proces zaopatrzenia przedsiębiorstwa wymaga planowania potrzeb na podstawie harmonogramów sprzedaży i produkcji, planowania finansowego przy zakupie materiałów o dużej wartości i sprawnego zarządzania informację ze względu na przepływ materiałów między kolejnymi stanowiskami produkcji.

Generalnie kluczowe – w aspekcie efektywnego zaopatrzenia przedsiębiorstwa, rozumianego jako proces składający się ze wszystkich działań, które są niezbędne  do nabycia dóbr i usług zgodnych z wymaganiami użytkownika (przedsiębiorstwa) – są cztery problemy:

1.      Ustalenie liczby dostawców.

2.      Ustalenie lokalizacji – „geografii” – dostawców.

3.      Określenie polityki cenowej.

4.      Wybór dostawców.

Kwestie wymienione powyżej zostaną omówione w toku podrozdziału 1.2. – dotyczącego strategii w procesie zaopatrzenia, jednakże warto nadmienić, iż współczesne nam czasy cechuje odmienne podejście do funkcji zaopatrzenia w przedsiębiorstwie; nastąpiła zmiana trendów w aspekcie podejścia do kwestii zaopatrywania się: na wybór dostawców duże znaczenie ma fakt, iż przedsiębiorstwa w coraz większym stopniu zaopatrują się kompleksowo, a koszty traktowane są całościowo – w miejsce produkcji wewnątrz przedsiębiorstwa, szerokiego, wewnętrznego procesu know-how i skłonności do zakupu pojedynczych komponentów. Drugim trendem, stanowiącym istotny czynnik wpływający na powyższej cztery kluczowe pytania, jest budowanie portfolio sojuszy: stawianie na wielu dostawców, budowanie długich relacji, wykorzystywanie zasady win-win, kooperacje zmierzające do stworzenia konglomeratu wzorem głównie azjatyckich firm.

Do zadań związanych z zaopatrzeniem przedsiębiorstwa należy się odnosić mając na uwadze trzy parametry:

1. Jakość – rozumianą jako jakość materiałów i usług będących efektem dostawy z zewnątrz i stanowiącej element wejściowy w systemie logistyki całego przedsiębiorstwa.
2. Koszt – rozumiany jako składowa całkowitych kosztów w przedsiębiorstwie. W procesie zakupu istnieje szereg kosztów, które należy wziąć pod uwagę, 
3. Czas – rozumiany jako składowa czasu koniecznego do zrealizowania zamówienia.

Ponadto, istotne jest rozumienie procesu zaopatrzenia w wymiarze daleko szerszym: jako budowanie prestiżu przedsiębiorstwa i pozycjonowanie go, jako najistotniejszego elementu łańcucha składającego się z rzeczonego przedsiębiorstwa i szeregu dostawców.  Jak wykazują informacje zawarte w poniższej tabeli, pomiędzy trzema głównymi parametrami związanymi z procesem zaopatrzenia zachodzą powiązania krzyżowe.

Tabela 1.

Rodzaje kosztów związanych z logistyką procesu zaopatrzenia w przedsiębiorstwie.

Rodzaj kosztów	Działania wykonywane w ramach realizacji etapów procesu zaopatrzenia
Koszty podstawowe na wejściu	Cena produktu lub materiału ustalona w wyniku działań takich jak: zapytania o ocenę, negocjacje, przetargi.
Koszty transakcyjne	Związane z następującymi zadaniami procesu: określeniem zapotrzebowania, zgłoszeniem zapotrzebowania dostawcy, potwierdzeniem zamówienia, sporządzeniem odpowiedniej dokumentacji wysyłkowej. W tej materii istotne są działania mogące minimalizować wysokość kosztów typu transfer informacjami pomiędzy systemami informatycznymi.
Koszty współpracy z dostawcą	Związane z budowaniem relacji z dostawcą: podróże, szkolenia, kooperacja działów transportu, wspólne badania nad produktem, wydawanie dostawcom certyfikatów jakości.
Koszty dostawy wraz z wyładunkiem	Związane z opcją, jaka zostanie wybrana podczas dostawy: kto będzie przewoźnikiem, względnie kto wynajmie przewoźnika.
Koszty związane z jakością	Związane z całością zagadnień dotyczących jakości: wpływ jakości na ewentualne dodatkowe koszty podczas produkcji, koszty zgodności i ewentualnej niezgodności przedmiotu dostawy z wymaganymi cechami, koszty oceny jakości.
Koszty przyjęcia i przygotowania do użytku	Związane z następującymi działaniami: rozpakowywaniem, liczeniem, sortowaniem, przemieszczaniem zakupionych towarów, a także z usuwaniem opakowań.
Koszty zapasów	Związane z przestrzenią magazynową, czyli wielkością dostawy i charakterystyką objętościową i wagową przedmiotu dostawy, oraz z ceną jednostkową zakupionego dobra.
Koszty wytworzenia	Związane z kompatybilnością zakupionych dóbr – różni dostawcy mogą produkować towary generujące różne koszty wytworzenia.

Źródło: opracowanie własne.